Juridische achtergrond

De basisprincipes

Als overheidsaankoper volg je de wettelijke procedures. Daarbij gelden altijd drie basisprincipes:

• vrije toegang tot overheidsopdrachten
• gelijke behandeling van alle kandidaten
• transparante procedures

Binnen die regels kan je in elke fase van je opdracht rekening houden met duurzame ontwikkeling.

1. Voorwerp van de opdracht

Het voorwerp beschrijft wat je wil aankopen, of welke prestaties je verwacht. Vermeld je hier dat je milieuvriendelijke of sociaal verantwoorde producten of diensten zoekt? Dan weten inschrijvers meteen dat duurzaamheid belangrijk is.

2. Kwalitatieve selectie: uitsluiting

Je kan inschrijvers uitsluiten op basis van hun persoonlijke situatie, bijvoorbeeld bij:

• faillissement of fraude
• veroordelingen voor inbreuken op de milieu- of sociale wetgeving
• zware beroepsfouten bij een vorige opdracht

3. Kwalitatieve selectie: technische bekwaamheid

Je kan nagaan of een kandidaat de opdracht technisch aankan, ook op het vlak van milieu en sociale aspecten:

• Milieu: vraag een milieuzorgsysteem zoals EMAS of ISO 14001 als bewijs.
• Sociaal: vraag referenties van eerdere opdrachten waarbij bijvoorbeeld werklozen of jongeren aan de slag konden.

4. Technische specificaties

De technische specificaties werken het voorwerp verder uit. Het zijn minimumvereisten: een offerte die er niet aan voldoet, moet je weren. Je kan bijvoorbeeld verwijzen naar:

• Milieu: technische normen of de vereisten van milieukeurmerken.
• Sociaal: normen voor toegankelijke gebouwen of leesbare websites.

5. Gunningscriteria

Bij de gunning beoordeel je de kwaliteit van de offertes. Naast de prijs kan je ook andere criteria gebruiken, zoals duurzaamheid. Het verschil met technische specificaties:

• Gunningscriteria zijn geen minimumvereisten, maar geven extra punten.
• Offertes die beter scoren op duurzaamheid, krijgen zo een voordeel.
• Je speelt beter in op onzekerheid over wat de markt kan bieden.

Net als de technische specificaties moeten gunningscriteria altijd nauw verband houden met het voorwerp van de opdracht.

6. Uitvoeringsvoorwaarden

Dit zijn de contractvoorwaarden die de opdrachtnemer moet naleven tijdens de uitvoering. Vooral bij diensten zoals catering, opleidingen of schoonmaak heb je veel mogelijkheden, bijvoorbeeld:

• tewerkstellingsclausules voor jongeren en werklozen
• naleving van de ILO-conventies
• lokale milieuvoorschriften

Nog meer mogelijkheden

Deze fases zijn niet de enige mogelijkheden. Ook de keuze van de procedure of het toelaten van varianten kan duurzame accenten leggen.

Begin met een goed marktonderzoek

Informeer je aan het begin van je aankoopproces grondig over de markt. Zo maak je een realistisch duurzaam bestek, krijg je degelijke offertes en voorkom je dat je de procedure moet overdoen. De tijd die je hierin steekt, verdien je bijna altijd terug.

Je kan de markt verkennen door:

• potentiële leveranciers te bevragen over hun duurzaam aanbod
• websites, catalogi en brochures te raadplegen
• milieu- of sociale experts in je eigen organisatie te bevragen
• andere overheden, een helpdesk of koepelorganisaties te contacteren

Let op twee dingen:

• Genoeg aanbieders: zoek een aanbod dat meerdere duurzame bedrijven kunnen leveren, zodat de vrije mededinging speelt.
• Duidelijk voor leveranciers: maak duidelijk dat het marktonderzoek los staat van de eigenlijke procedure.

Kansen voor kmo’s en sociale economie

Ga tijdens je marktonderzoek ook na of kmo’s en sociale-economiebedrijven kunnen meedingen. Door opdrachten voor hen te reserveren of in kleinere percelen op te delen, geef je hen meer kansen.